Para qualquer tipo de empresa, a boa organização pode fazer grande diferença. Ainda mais para algumas empresas que possuem um fluxo de documentos crescente. Além do próprio sistema de trabalho, se faz imprescindível um sistema de organização onde cada coisa esteja em seu lugar.
Sistemas de organização
Algumas empresas adotam sistemas que permitem catalogar todos os seus documentos e quando necessário uma pesquisa sobre determinado assunto ou data, é muito fácil a localização por seção, gaveta ou outra forma de arquivamento.
Um lugar adequado e específico
Para que um sistema de arquivos funcione, é vital que os documentos não se percam entre os demais. Gavetas e locais pequenos que não permitem uma catalogação não são adequados para quem precisa ter a mão documentos importantes. Esses locais só nos permitem guardar determinados objetos de uso funcional.
Para empresas com grande fluxo de documentos, como escritórios de contabilidade, escolas, bibliotecas e etc, são indicados armários de aço por sua capacidade de armazenamento de documentos vitais utilizados no dia a dia. Para as bibliotecas, apesar da informatização, é necessário guardar fichas de afiliados entre outros documentos.
Conheça também outros sistemas modernos e extremamente práticos para armazenamento como “arquivos deslizantes”.
Qual tipo de armário seria bom para minha empresa?
Apesar da era da informática que vivemos e da capacidade de armazenar todos nossos documentos em HDs, pendrives e etc, guardar documentos da maneira convencional nos garante segurança, uma espécie de backup, caso o sistema digital falhe. Algo que para alguns sistemas, infelizmente é corriqueiro.
O armário bom é aquele que atende a necessidade específica de cada empresa.
O empresário ou responsável por tal organização precisa ter em mente uma série de fatores para acomodar bem todos os documentos: quais os tipos de documentos a serem armazenados, serão utilizadas pastas AZ, pastas suspensas, caixas, folhas maiores que A4, etc.
O tipo de documentação que irá definir o tamanho do armário, quantidade de gavetas, divisórias, suportes para pastas e caixas.
Armários de pasta suspensa
Os armários de pasta suspensa são os mais comuns e indicados para empresas que possuem grande número de clientes, de funcionários ou de alunos. São arquivos de gavetas largas que contam, na parte interna, com duas hastes de ferro paralelas onde as pastas ficam “penduradas”, podendo ser facilmente manuseadas e também reconhecidas pela indicação que fica em sua parte superior.
Nos escritórios contábeis, essas pastas são organizadas no armário por nome de empresas e dentro dessas pastas ficam todo o histórico fiscal de uma empresa, documentos importantes, caso alguma sofra alguma fiscalização ou algo do tipo. Nas escolas também é muito utilizada, já que é nesses arquivos que se encontram o histórico do aluno e todos seus passos na vida educacional.
Pesquise e compare
O melhor armário é sempre aquele que melhor atende suas necessidades e também que seja resistente e com bom acabamento.
Alguns armários, com o passar do tempo e com o uso, acabam necessitando de alguns reparos, ora nas hastes, ora nas próprias gavetas, algo normal já que até o computador pessoal precisa de manutenção periódica.
Cuidando de seu investimento
O armário, apesar de ser fabricado com ferro, é algo que deve ser manuseado com cuidado. Temos que ter em mente que é um móvel que abrimos e fechamos todo tempo, por isso é necessário alguns cuidados: não bater a porta, não abrir com muita força, lubrificar as hastes internas de vez em quando, estar de olho nos ganchos que ficam nas extremidades das pastas e etc.
Se todos esses cuidados forem observados e levados em consideração, o armário atenderá muito bem o seu propósito: um ótimo investimento para o funcionamento, fluxo e organização de uma empresa.
