As reuniões são importantes encontros que podem ser decisivos ao futuro de muitas empresas, é delas que saem as decisões mais importantes, que impactam tanto clientes quanto funcionários, e é com elas que se resolvem problemas ou se apresentam metas.
Ninguém dúvida da importância das reuniões para a saúde do ambiente corporativo, mas e o espaço onde a reunião acontece? É adequado?
A resposta a esta pergunta varia de empresa a empresa, o ideal é que a escolha da mesa de reunião considere uma série de itens que auxiliam na qualidade da conversa. Por exemplo, a mesa de reunião deve levar em conta o tamanho da sala e esta por sua vez, deve ser um ambiente que faça jus à imagem da empresa, com elementos como:
- Design; móveis com design atualizado; formas que combinam com o espaço.
- Cores; devem ser escolhidas conforme o projeto da empresa como um todo, tornando a sala de reuniões parte integrante da empresa de forma harmoniosa. Ou pode-se fazer uma sala totalmente diferente, dependendo do objetivo a ser comunicado.
- Materiais escolhidos; materiais como madeira nobre e alta qualidade de acabamento fazem a diferença numa sala de reuniões.
A mesa correta deve estar em harmonia com essas escolhas, e ainda promover vantagens, como:
- Facilidade de conectividade: além da mesa de reuniões ser totalmente preparada para a passagem de cabeamentos, facilitando a conectividade com organização (sem aquele monte de fios por todos os lados), toda a sala deve acompanhar este princípio de tecnologia para facilitar as reuniões. O que for necessário para a comunicação entre os presentes e pessoas em outros locais ou países deve ser providenciado. Se a reunião for do tipo “think free”, que é mais voltada à criatividade, então seus participantes necessitam de zero influência externa. Isso significa que os telefones devem ser desconectados, o som externo não deve interferir, etc. Já se for uma reunião que necessita de uma apresentação, por exemplo, é necessário que a sala conte com espaço para um projetor e um projeto que permita a fácil visualização de todos na mesa.
- Limpeza: é possível que uma mesma sala de reuniões receba vários grupos no mesmo dia. Por isso, mobiliários extremamente complexos são negativos a este tipo de sala. Além de atrapalharem no momento de abrigar os componentes da reunião, esse tipo de mobiliário não facilita a limpeza de uma reunião para a outra, podendo passar uma imagem de desleixo aos clientes. O ideal é investir em móveis produzidos com tecnologia atual, que permitem fácil limpeza e manutenção.
Atente-se a estas perguntas na hora de escolher a mesa ideal
1. O que se pretende transmitir neste local?
Ou seja, que tipo de questões serão abordadas. Se forem questões contábeis, é necessário, por exemplo, um ambiente mais sério, sem distrações, para que os participantes possam se concentrar.
2. As reuniões serão apenas para clientes ou também para funcionários?
As reuniões de clientes necessitam de um cuidado maior com a marca da empresa, por isso, a sala e a mesa principal devem conter elementos e cores que remetam ao design corporativo.
3. As reuniões duram quanto tempo?
Reuniões mais rápidas são possíveis de serem feitas em um mobiliário mais simples, no entanto, longas reuniões exigem um mobiliário, tanto a mesa quanto as cadeiras, muito mais confortáveis.
Tendência em salas executivas
Uma tendência que podemos observar nos escritório são ambientes mais amplos e integrados. A sala executiva, por exemplo, pode ter a mesa de trabalho com a cadeira executiva e cadeiras de interlocutores, e também um ambiente integrado com mesa de reuniões. Tudo no mesmo espaço, porém sutilmente separado por tapetes, cores e texturas nas paredes, etc. O projeto bem elaborado de mobiliário permitirá a integração funcional e ao mesmo tempo com conceitos de design no ambiente.
Cadeiras, como são importantes!
Não só de mesa que se faz uma sala de reuniões apropriada. É imprescindível que as cadeiras façam jus à qualidade aplicada na superfície. As cadeiras escolhidas podem ser de diversos tipos, mas é importantíssimo que elas atendem ao tipo de reunião que se pretende, o que abordamos no início do artigo.
Cadeiras desconfortáveis influenciam para a falta de produtividade, pois quem estiver sentado nelas se preocupará mais com seu próprio descontentamento do que com o tema a ser abordado. O ideal é que estas cadeiras possuam os seguintes elementos:
- Rodízios;
- Espumas de densidade adequada;
- Estofado;
- Braços;
- Ajuste manual;
- Ergonomia;
- Conforto.
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