Quando se trabalha numa agência, empresa ou escritório é muito comum que sejam feitas reuniões para esclarecer vários pontos da rotina, relatar informações importantes, apresentar alguns resultados e a elaboração de novos projetos, avaliações e outros tipos de iniciativa. Compilar tudo isso em um documento escrito, pode ser trabalhoso e pouco prático. É por isso que a apresentação em slides é uma ótima ferramenta para esse tipo de atividade.
A característica visual dos slides dá mais dinamismo à reunião e deixa todos os interessados a par das situações, sem forçá-los a ler relatórios imensos e muito técnicos.
Apesar de garantir eficiência e mais facilidade na hora de apresentar, é comum que algumas pessoas sintam alguma dificuldade para elaborar uma apresentação mais objetiva e, ao mesmo tempo, atraente, devido à necessidade de compactar um grande número de informações nos slides.
Visto a dificuldade enfrentada por essas pessoas, a assessoria La Gracia elaborou quatro passos para você não criar uma apresentação que se assemelhe com as famosas bulas de remédio: difíceis de ler, com seus termos muito técnicos e letras minúsculas.
1. Não dificulte a leitura.
Encher os slides com textos grandes não é a melhor das ideias. É melhor pontuar os assuntos com palavras-chaves e algumas frases, assim, você lembrará de tudo o que tem para dizer sem, necessariamente, ter que escrever linhas e mais linhas. Evite usar fontes muito pequenas (8, 10, 12), afinal, você quer que as pessoas enxerguem o que você fez.
2. Não complique o entendimento.
Procure usar termos menos técnicos, que sejam de fácil entendimento para todos os presentes. Palavras difíceis e siglas que só você conhece? Descarte!
3. Saia da padronização!
Não é só porque você começou sua apresentação com um tamanho de fonte, que você vai usá-lo em todos os slides. Procure destacar palavras que indiquem conceitos e assuntos importantes, variando cor e tamanho. Só tome o cuidado para não exagerar.
4. Não fale sem parar.
Respire fundo, faça pausas, não fique no automático. Ensaie o que será falado, para não precisar ler a apresentação inteira durante a reunião. É importante saber administrar: não fale muito rápido, mas também não fale muito devagar.
Estas são algumas dicas para ajudar numa apresentação, mas o principal é o seu domínio do assunto. E lembre-se de olhar diretamente nos olhos dos presentes. Isso transmitirá confiança e a comunicação fluirá mais facilmente.
Boa reunião!
