Muitos empresários devem pensar “vejo tantas matérias sobre como deve ser a estrutura de um bom escritório, mas muitas das coisas propostas não encaixam nem no meu orçamento, nem no meu espaço, que é pequeno”. E é para esse pensamento que vamos trazer o melhor argumento possível: ambientes multimodais.
Planejar espaços com móveis que atendem a diferentes funções é, muitas vezes, a chave para transformar locais pouco aproveitados em ambientes ideais para os trabalhadores. Isso porque essa estratégia permite que eles utilizem aqueles ambientes para o que precisam no momento e consigam ser bem atendidos em suas necessidades, sejam elas de trabalho, descanso ou interação.
Ao ofertar esses espaços flexíveis, a empresa se mostra aberta às demandas das equipes e a reconhecer que as pessoas têm estilos de trabalho variados e que podem ir mudando ao longo do dia. O que esperar dessa estratégia? Aumento da produtividade, do bem-estar e fomento à inovação. Tudo isso porque os ambientes multimodais criam clima de dinamismo.
Passo a passo para o planejamento multimodal
O primeiro passo é identificar as necessidades das equipes, ou seja, mapear as atividades desenvolvidas em cada setor e entender a rotina dos usuários. Importante lembrar que existem demandas que são comuns a todos como, por exemplo, o maior contato com a natureza, a necessidade de pausas estratégicas durante a jornada, bom espaço para alimentação, locais adequados para a construção de relações interpessoais e espaços dedicados a atividades que exijam silêncio e concentração.
O segundo passo é definir como os diversos espaços serão incorporados. Ou seja, como o escritório receberá as zonas de foco, os locais colaborativos, as áreas criativas e de descompressão. Essa etapa é bastante importante, visto que muitas vezes um local é o extremo oposto do outro e para que eles possam ser encaixados, é preciso planejar bem como isso será executado. Lembrando que sempre há uma solução criativa e estratégica. Um exemplo: é possível ter uma zona de foco no meio de um ambiente com bancadas para trabalho colaborativo. Basta inserir uma cabine de privacidade no local.
O terceiro passo é entender quais atividades podem ser unificadas em um mesmo local. Uma sala de reunião, por exemplo, que muitas vezes passa longos períodos desocupada, pode ser repensada para se tornar, além de espaço para encontros entre os trabalhadores, local para treinamentos e confraternizações.
O refeitório, que antes era ocupado apenas durante almoços e jantares, se bem pensado com o mobiliário adequado, também pode servir de área de trabalho. Mesmo que a atividade prioritária seja a alimentação, pode ajudar o trabalhador a se mover no ambiente. O mesmo acontece nas áreas de café, que se tiverem tomadas e bancadas ou bistrôs, também podem ser usadas para reuniões pequenas, rápidas e informais.
O quarto passo é fazer boas escolhas. Entre as ideias estão optar por mobiliário modular, ou seja, móveis que possam ser rearranjados facilmente para adaptar o espaço a diferentes usos. Entre os exemplos podemos destacar mesas com regulagem de altura, divisórias móveis, pufes ou cadeiras empilháveis, bancadas de trabalho que possam ser remanejadas, sofás modulares, etc. Além disso, investir em infraestrutura tecnológica com Wi-Fi de alta velocidade, estações de carregamento e tomadas em todos os espaços, automação sempre que possível, e sistemas para agendamento dos ambientes mais concorridos.
Por fim, o quinto passo é trabalhar para construir uma navegação fácil, fluida e intuitiva, ou seja, utilizar placas, sinalizações e até mesmo mapas indicativos dos ambientes e organizar o escritório de forma que o fluxo entre as áreas seja o mais lógico possível.
Dica final importante
As empresas devem sempre ser encaradas como organismos vivos e em constante evolução e mudança. Depois de promover um novo ambiente de trabalho com estrutura multimodal, é legal observar a utilização e pedir feedback das equipes para remanejar os espaços que não estiverem sendo tão bem utilizados. É natural que cada empresa e cada time responda de uma forma, então o melhor caminho é sempre testar, utilizar métricas efetivas para medir os resultados e adaptar o que for preciso.
