Em um cenário ideal, toda empresa (independentemente de seu ramo de atuação) trabalha com um caixa abastecido e garantido para a sustentabilidade da companhia mesmo em períodos de crise. Porém, é sabido que nem toda teoria é realmente aplicada na prática. E, em um momento de crise financeira nacional, é comum que as empresas se vejam obrigadas a fazer manobras e trabalhar um novo plano de contenção de despesas a fim de manter as atividades mesmo durante a atual instabilidade econômica, quando há a redução de demanda, de faturamento e uma ampla necessidade de gerir com destreza os patrimônios conquistados.
No ramo da arquitetura e decoração, é bastante comum que o cenário econômico externo interfira nos negócios em andamento dos escritórios. Projetos que muitas vezes começam grandiosos acabam por sofrer cortes e passam por mudanças a fim de enxugar despesas e a procura pelos serviços também tende a cair.
No post de hoje contamos com a participação do educador financeiro Pedro Braggio, que há 20 anos atua no mercado auxiliando empresas a cuidar de suas finanças. Braggio dá dicas valiosas para os escritórios de arquitetura que precisam reduzir despesas sem interferir na qualidade do atendimento e trazendo o menor impacto possível nos afazeres e na rotina do pessoal.
“O primeiro passo é fazer um diagnóstico, identificando e avaliando as receitas e as despesas do escritório e sempre elaborar controles distintos para as contas pessoais e da empresa”, comenta Braggio lembrando que em empresas de pequeno porte é muito comum os sócios misturarem os gastos pessoais com os da companhia, o que acaba gerando desconforto e muita confusão. “Os responsáveis devem elaborar uma planilha para o fluxo de caixa com previsões para os próximos meses, sempre anotando todos os gastos, sem exceção. É essencial que todas as despesas sejam muito bem controladas e que os envolvidos sejam transparentes. Ao enxugar custos, o empresário deve sempre levar em conta todas as áreas do escritório e cada linha do seu controle financeiro”, completa.
Na hora de observar o que pode ser cortado a fim de equilibrar as contas, é importante que o arquiteto coloque no papel todos os seus gastos e liste aqueles que interferem diretamente ou indiretamente na qualidade do serviço que oferece. Esses investimentos devem ser muito bem avaliados, pois não é hora de reduzir a qualidade colocando, em risco, os contratos em andamento tampouco a credibilidade da empresa no mercado.
“Evite definir o preço do trabalho com base nos valores aplicados pela concorrência. Pesquisar e ficar por dentro dos preços do concorrente é necessário, mas colocar a mesma cifra para os seus serviços não é inteligente. O custo de um serviço depende de qualidade, matéria-prima, processos, marcas, tradição, know-how, mão de obra, logística, carga tributária, entre outros fatores. Se cada escritório tem uma pitada diferente de cada um desses quesitos, o valor cobrado também será diferente. Por isso, na hora de lidar com custos que interferem na qualidade, o empresário e arquiteto deve sempre levar em conta todos os custos de produção, além de avaliar se o que é adquirido pela empresa realmente é a melhor opção. Pesquisar preços e organizar pagamentos pode fazer com que esses gastos não precisem ser cortados”, declara o educador.
Se ao observar todos os custos e buscar alternativas os sócios ainda notarem que será necessário mexer nesses valores, é preciso analisar a forma menos impactante para a qualidade do serviço final.
A arquiteta Renata Amado já passou pela experiência de enxugar ao máximo suas despesas administrativas. “Mantenho sempre um registro de atividades e gastos, assim fica mais fácil visualizar os custos desnecessários. Muitas vezes pode ocorrer a substituição de um funcionário fixo por um freelancer, assim como a troca de despesas com transporte por soluções mais acessíveis, como o Uber, que substitui gastos com seguro, estacionamento e combustível”, comenta ela que aproveita para dar uma dica para aqueles profissionais que estão pensando em investir em home office ou mesmo reduzir a área útil do escritório a fim de reduzir os gastos com aluguel e despesas do espaço físico: “Podemos pensar em salas de coworking para reuniões, que são alugadas por hora e têm custo baixo, e até mesmo contar com espaços fornecidos por parceiros em troca da divulgação de seus produtos e serviços, uma ideia simpática e interessante”.
Transparência com a equipe – Ser transparente quanto às contas do escritório contribui para que o time de profissionais da empresa participe de forma positiva. Porém, nessa hora, é preciso investir em uma comunicação clara e eficiente. É necessário apresentar o atual cenário ao mesmo tempo em que traça metas e perspectivas para os próximos meses, lembrando, sempre, de dar novas satisfações sobre o que vem sendo feito e apresentando os resultados obtidos com cada mudança.
“O empresário deve sempre enxugar gastos e poupar de forma estratégica, assim terá uma reserva financeira para imprevistos e poderá fazer investimentos quando necessário. Com um bom planejamento, que deve ser conhecido por todos os membros da empresa, será possível manter a saúde financeira do escritório”, finaliza Braggio.
