O ser humano se adapta até mesmo a uma pandemia – Vamos adaptar os escritórios também?

Adaptar-se é uma qualidade intrínseca do ser humano e pude perceber essa característica ao longo dos meus mais de 25 anos de dedicação ao segmento corporativo. É essa sensibilidade, inclusive, que nos difere de tantas outras espécies. Nesse momento todos precisam se reimaginar, se reinventar, para seguir em frente. O ambiente corporativo nunca se dissolverá, até porque a população vem demonstrando como o contato com os colegas de trabalho faz falta.As pessoas estão ansiosas para voltar aos escritórios, estamos privados de liberdade.

O home office já era uma tendência antes mesmo da pandemia de COVID-19 estourar. Há anos empresas vêm testando o trabalho remoto, principalmente em cidades onde o caos do trânsito está a cada dia mais difícil. Mas, como em toda mudança cultural, é preciso ter equilíbrio e cautela. Hoje temos uma leva de profissionais que se viram obrigados, do dia para a noite, a trabalhar em suas casas que nem sempre estão preparadas para atender às necessidades dos seus trabalhos.

Existe uma percepção por parte das pessoas de que o home office está sendo muito produtivo na quarentena. Realmente os profissionais estão trabalhando muito além do horário normal, mas são tempos atípicos. Eles estão sob muita pressão, confinados dentro de casa, com receio de tudo o que está acontecendo e acabamse esforçando além da conta. É um período de muitas dúvidas e este empenho não reflete uma produtividade nata. Talvez isso ocorra no curto prazo, mas no longo prazo essa produtividade muitas vezes motivada pelo medo da recessão econômica e do desemprego, não se sustenta.

Todos estão tentando manter seus empregos, trabalhando da forma que podem, tentando conciliar o cuidado com os filhos e outras demandas da casa. Uma pesquisa, feita antes da pandemia, do Global Workplace Analytics afirma que até 90% dos trabalhadores norte-americanos gostariam de trabalhar em casa pelo menos parcialmente. Será que depois dessa experiência as pessoas mudarão de ideia?

Não temos como basear toda uma mudança futura em um cenário como o atual, já que o “home office da pandemia” não é parâmetro para avaliação de produtividade. Esse é um momento de análise, claro, e de tomada de decisões estratégicas. E devemos considerar duas etapas distintas: ADEQUAÇÃO, que envolve ajustes mais simples, e TRANSFORMAÇÃO, com mudanças duradouras.

Essa primeira etapa que chamamos de “adequação” é uma fase transitória que começará assim que a curva de contaminação de COVID-19 entrar em declínio eos governos iniciarem o afrouxamento da quarentena, permitindo o retorno gradual das atividades. É um período que acreditamos que se estenderá até o início de 2021.

Essa fase envolve três princípios: análise para preparar as mudanças, adaptações simples no ambiente de trabalho e foco em higiene e segurança aliadas à comunicação transparente. Para essa análise, é necessário:

• Verificar a segurança da rede remota de trabalho, ver se os arquivos estão seguros.
• Investir em tecnologia para possibilitar o trabalho misto, o que envolve a infraestrutura necessária para meetings virtuais e videoconferências.
• Proporcionar a distância segura nos postos de trabalho para os profissionais que retornarão à estrutura física das empresas, intercalando os postos para garantir uma distância mínima de dois metros.Para isso, pode-se estabelecer um sistema de revezamento de equipes, por números pares e ímpares, por exemplo, ou outra forma mais adequada para cada empresa.
• Colocar os corredores de circulação para funcionar apenas em um sentido, ou seja, as pessoas vão por um lado e retornam pelo outro (sempre que possível). Assim podemos evitar que os colaboradores se cruzem.
• Organizar revezamento de pessoas nos refeitórios, já que a tendência das pessoas levarem suas próprias refeições deve aumentar. É importante começar a pensar em um novo projeto bem atrativo aos colaboradores para esta área.
• Fornecer máscaras e instalar pontos de álcool gel na empresa.
• Sendo possível, substituir todo e qualquer tipo de controle feito pelo toque por sensores também é uma ótima alternativa. Banheiros com luzes que são acionadas pela presença evitam que as pessoas toquem nos interruptores quando vão lavar as mãos e que tenham de tocá-los novamente ao sair do local.
• Aumentar a frequência da limpeza, principalmente de áreas fechadas como salas de reuniões e cabines acústicas.
• Investir em uma comunicação transparente, mostrando que o ambiente está dentro de um programa de higienização. Informarseus colaboradores, visitantes e clientes pois não basta tomar as medidas de segurança, o espaço precisa se mostrar seguro.
• Elevadores são locais com alto nível de contágio então, sempre que possível, estimule que as pessoas evitem o uso garantindo que quem de fato precisa dessa mobilidade tenha acesso de forma segura. Além disso, impor regras para utilização dos elevadores já é uma prática tanto comercial quanto residencial, já que prédios por todo o mundo limitam o número de pessoas e obrigam o uso de máscaras e de álcool em gel para acesso.
• Manter a limpeza dos filtros do ar condicionado em dia é indispensável. As empresas devem se preocupar ainda mais com a qualidade do ar dos escritórios optando, quando possível, pela ventilação natural.

Nessa primeira fase não é aconselhável investir em mudanças muito grandiosas, pois ainda há muita incerteza. Podemos, sim, contar com a experiência de outros países para pensar em possibilidades, mas jamais podemos abraçar soluções de sucesso de outras nações sem considerarmos que cada povo tem a sua cultura, seu perfil, e que cada solução importada deve passar por um processo de nacionalização.

Quando estivermos nos aproximando da segunda fase, que chamamos de “transformação”, novas decisões serão exigidas. É uma fase mais duradoura, que será sentida já no primeiro trimestre de 2021, quando esperamos contar com uma vacina para imunização populacional, com a redução do receio de infecção e com possíveis tratamentos com eficiência já comprovada cientificamente. Será a hora de reestruturar as equipes e fazer, de fato, mudanças físicas nos escritórios.

Será o momento ideal para avaliar os prós e os contras do home office, considerando aspectos positivos e negativos tanto para o profissional quanto para a empresa.

Para o trabalhador, o home office auxilia reduzindo o tempo gasto com deslocamento e, muitas vezes, aumentando a concentração, porém traz consigo um isolamento social e a possível falta de motivação. Para a empresa, ajuda na diminuição de custos, mas contribui para um distanciamento entre o trabalhador e o propósito da empresa, tão fundamental para que seja mantida a sinergia e a motivação desses profissionais.

Por mais efetivo que seja, nenhum trabalho remoto conseguirá substituir o resultado positivo dessa proximidade física. Imagine, por exemplo, como uma empresa conseguirá treinar novos contratados se não houver um espaço físico para que a equipe esteja reunida, ensinando os passos para o novo membro do time e para que ele consiga, dentro do seu período de experiência, absorver o ritmo da companhia, os ideais e as formas de trabalho para se integrar realmente aos projetos?

Quais mudanças de layout podem surgir dessas análises?

• As salas de reuniões passarão por mudanças tanto na parte tecnológica quanto na disposição do mobiliário. Esses espaços serão cada vez mais utilizados para reuniões mistas, com pessoas presentes fisicamente e outras de forma remota. É uma tendência que já observávamos antes mesmo da explosão de COVID-19 e que, agora, se consolida como um importante investimento. Além disso, espaços mais acolhedores, mais parecidos com os ambientes residenciais, e até mesmo locais propícios para reuniões rápidas e em pé serão muito observados.
• Áreas flexíveis serão ainda mais valorizadas, e isso significa concentrar empenho na elaboração de espaços dinâmicos e que contem com mobiliário adaptável a usos diversificados, como mesas com ajuste de altura e a mescla de mobiliário colaborativo com estações de trabalho ergonômicas.
• As áreas colaborativas não vão ficar para trás. Mesmo com o distanciamento físico fazendo parte da nossa realidade, podemos notar que a conexão entre as pessoas é realmente muito importante. Os ambientes que estimulam as atividades interativas serão mesclados com espaços para atividades mais concentradas, o que inclui, por exemplo, phone booths, sofás de encosto alto e cabines acústicas.

Não é um momento fácil nem para o trabalhador, nem para o líder; nem para o empresário, nem para o autônomo. Mas pode ser um bom momento para revisão de conceitos, para fazer projetos que estavam engavetados e para buscar a inovação nos negócios.

Tentando colocar nosso conhecimento à disposição de todos, lançamos, pela RS Design, um E-BOOK gratuito com dicas e mais informações para a retomada ao ambiente corporativo. O material, bastante completo, traz dicas práticas com ilustrações e exemplos adaptáveis a muitas realidades corporativas brasileiras (clique AQUI para baixar).

* Lisandra Mascotto, da RS Design, é especialista em mobiliário corporativo, tem mais de 25 anos de experiência no segmento e atua com definição de técnicas que estimulam conexões entre as pessoas gerando resultados positivos para os negócios.