O arquivo de uma empresa, na visão popular, sempre é tido como um canto escuro e empoeirado, que só se visita munido de máscaras e espanadores. Por muito tempo, esse setor fez jus a sua fama, impulsionada pelo costume que muitas empresas possuem de guardar seus arquivos em almoxarifados, onde o mau armazenamento pode ocasionar problemas sérios com toda a documentação.
Desde umidade até a falta de ventilação, vários são os fatores que podem deteriorar a documentação, deixando-a vulnerável a fungos e bactérias. Com o tempo, este velho conceito vem mudando e muitas empresas entendem a importância de ter um local e também um mobiliário adequado para o arquivamento de documentos.
O ato de arquivar documentos por divisões, seções ou departamentos deixa o ambiente, seja ele qual for, mais limpo e organizado. O que também facilita a busca e pesquisa por determinados assuntos, proporcionando mais segurança à empresa, pois tudo estará devidamente registrado e preservado.
Qual o melhor lugar para se manter um arquivo?
Isso vai depender do tamanho do escritório em questão. Empresas maiores, como dissemos, precisam de um espaço reservado e próprio para guardá-los, seja o almoxarifado ou uma sala específica.
Já empresas menores, ou mesmo um simples escritório, podem se dar ao luxo de manter um arquivo pessoal, no próprio local de trabalho (dependendo do fluxo de papéis que são gerados).
Outro ponto fundamental é quanto ao material dos armários e arquivos. É importante avaliar qual a quantidade/tipo de papéis e materiais que precisam ser arquivados para escolher o móvel com a qualidade e resistência adequadas.
Uma boa dica é optar por armários com portas de abertura de 270 graus. Isso porque eles fazem toda a diferença num escritório, possibilitando maior espaço comodidade para guardar fichas, arquivos e pastas.
Há também o Arquivo Deslizante, que além de ser um sistema inteligente de arquivamento, representa um grande ganho de espaço no escritorio.
Como você pode ver, existem opções para todos os tipos de escritórios, empresas e negócios. Cada armário ou arquivo, com seu tamanho e dimensões específicas. Por isso, o mais importante é você ter em mente qual a sua necessidade e procurar um especialista em moveis corporativos, que possa indicar o melhor caminho a seguir.
